Por Fredy González-Rincón

La Biblioteca Octavio Arizmendi Posada, de la Universidad de La Sabana (Colombia), en procura de incentivar entre sus usuarios la cultura de la autogestión, ha venido de forma progresiva automatizando algunos de sus servicios. Inició hace algunos años con la renovación y reserva de materiales bibliográficos en línea a través de la implementación de su sistema de descubrimiento Eureka!. Continuó con el servicio de autopréstamo a través de una APP, el cual se describió en un blog anterior y posteriormente con el autoservicio de fotocopias, impresión y escáner.

Luego de la automatización de los servicios mencionados, la Biblioteca identificó la oportunidad de continuar en su camino del autoservicio; para ello desarrolló dos funciones nuevas: el servicio de reserva de salas de estudio y la reserva de tiempo con asesores, las cuales están disponibles tanto en la página web de la Biblioteca como en la APP “Autopréstamo Biblioteca”.

La reserva de salas de estudio es un servicio que se venía prestando de forma manual. Un funcionario se encargaba de gestionar las listas de espera y de llamar al estudiante cuando se tenían salas disponibles. Con este desarrollo se buscó: primero, liberar al funcionario de este tipo de labores para que se concentrara en tareas enfocadas a la asesoría; segundo, empoderar al usuario en la búsqueda y gestión de espacios físicos; y tercero, apoyarse en la tecnología para ofrecer servicios de tipo transaccionales y/o mecánicos.

Luego de la revisión de normas aplicadas, restricciones, horarios, cantidad de salas, capacidad, ubicación, entre otros, se aplicaron los mismos elementos a una solución que se publicó en dos canales: el primero es la página web y el segundo es la APP de la Biblioteca. Los dos canales funcionan como uno solo, es decir, comparten la arquitectura de software y hardware, utilizan el mismo sistema de autenticación (LDAP), las solicitudes de reserva están sincronizadas para evitar doble solicitud para una misma sala en la misma fecha y horario, lo que implica que cada reserva realizada en la página web se muestre también en la APP y viceversa. A continuación, se muestra la interfaz del servicio, el cual se encuentra publicado en la página web de la Biblioteca. Consta de un calendario, para que el usuario elija el día y la hora que más le convenga, del sistema de autenticación, de la descripción general de la sala a reservar y los horarios disponibles, un color verde en los cuadros indicará que la sala está disponible y un color rojo indicará que la sala está reservada. Para conocer más detalles del desarrollo, visite nuestra página web.

En cuanto a la reserva de tiempo con asesores, es un servicio que el usuario puede programar, según su necesidad de información o formación, mediante el mismo principio aplicado a la reserva de salas. El estudiante puede elegir la línea de investigación, tema o asesoría dentro de una ventana desplegable, seleccionar el asesor, fecha y hora (según la disponibilidad) y realizar su reserva. A continuación, se muestra un ejemplo del servicio.

Posterior a la reserva, ya sea de salas de estudio o de tiempo con un asesor, el sistema le envía un correo electrónico al usuario indicándole los datos de la reserva, así mismo, estos datos quedan registrados en la sección “Mis reservas” de la APP.

Es importante mencionar que todos estos esfuerzos e inversiones que hace la Biblioteca van dirigidos a prestar un servicio mejor, cada vez más personalizado, de mayor calidad, buscando satisfacer las necesidades de información del usuario, donde la tecnología representa un apoyo a la labor bibliotecológica más son las personas las protagonistas de la historia. Lo invitamos a conocer y utilizar estos servicios bajo la nueva modalidad de reserva, según su preferencia, por la página web o por la APP. Los esperamos.