Por: Clara Cecilia Rico-Estepa y Fredy González-Rincón

La Biblioteca Octavio Arizmendi Posada de la Universidad de La Sabana (Colombia), en sintonía con el ambiente tecnológico de hoy y en búsqueda de la transformación digital en sus procesos, se planteó promover entre sus usuarios la cultura de la autogestión. Inicialmente servicios como la renovación y reserva de material bibliográfico lo realizan los mismos usuarios a través del sistema de descubrimiento, posteriormente se ofrece el autoservicio de fotocopias, impresión y escáner. En este sentido, la Biblioteca identificó la oportunidad de continuar este camino con la implementación de un sistema de autopréstamo.

De forma general, un sistema de autopréstamo le permite al usuario realizar el proceso de préstamo sin la intervención de un bibliotecólogo. Se encontraron dos opciones para ofrecer el servicio: la primera, por medio de una máquina, la cual ha sido empleada desde 1974 por instituciones de todo el mundo; y la segunda, a través de una aplicación móvil o APP como una solución muy reciente, menos conocida, pero con un alto grado de innovación.

En la búsqueda de proyectos similares, se identificó que esta ingeniosa idea surgió en la National Library Board de Singapur, la cual presentó su aplicación NLB Mobile en el 2014. Esta fue reconocida en la Conferencia Anual de la American Library Asocciation (ALA) en 2015 con mención especial por el diseño e implementación de un servicio altamente innovador, único y original. Para conocer más sobre este reconocimiento puede consultar este artículo. También se encontró  a la empresa española Novadoc 102 innovación, quienes diseñaron la APP PrestaPresto, en este sitio web se puede apreciar más información al respecto.

Tras una exhaustiva búsqueda no fue posible hallar aplicaciones con características similares que prestaran un sistema de autopréstamo con el uso de una APP a nivel local ni de Latinoamérica.

Para la toma de decisión definitiva la Biblioteca tuvo en cuenta aspectos como: los beneficios, ventajas, inversión económica, oportunidad de la solución, desafíos tecnológicos, proyección de la Biblioteca, selección del desarrollador, riesgos inherentes del proyecto, seguridad de los materiales bibliográficos y de los datos, propiedad intelectual, entre otros para que finalmente, en el 2017, se iniciaran las pruebas de comunicación, concurrencia e integración  del sistema de seguridad RFID, por medio del protocolo SIP2, entre una APP beta y Aleph. Todas resultaron exitosas, el desarrollo estuvo a cargo de un proveedor local, quien tiene experiencia en desarrollo de APP’s y en implementación de máquinas de autopréstamo.

Antes del lanzamiento, se realizaron algunas actividades clave que pretendían asegurar el éxito de la APP, entre ellas estuvo la capacitación del personal de la Biblioteca en el uso y funcionamiento de la herramienta, lo cual ha permitido incentivar en el usuario la descarga y utilización de la aplicación. Otro aspecto fundamental fue la campaña de promoción que fue divulgada por todos los canales de comunicación institucionales de la Universidad: periódicos, boletines, carteleras digitales y redes sociales, promocionaron los videos y piezas gráficas informativas. En ellos se mostraron cómo utilizar la aplicación y sus ventajas.

En septiembre del 2018, la Biblioteca realizó el lanzamiento oficial de la APP “Autopréstamo Biblioteca”, la primera de su tipo en Colombia, la cual está disponible para toda la comunidad universitaria en Playstore y Appstore.

Pero, ¿cuáles son las ventajas de la APP? Son muchas, al usuario le permite autogestionarse, agilizar sus préstamos, evitar las filas en el punto de atención, conocer el estado de sus préstamos, hacerles seguimiento y renovarlos si es necesario

A la Biblioteca le permite aprovechar que los usuarios mantienen un smartphone en las manos para “entregarle” una máquina de autopréstamo a cada uno. Asimismo, reduce el valor de la inversión en la implementación del servicio debido a que el desarrollo tecnológico de la APP, en cuanto a costo, resulta menor respecto al valor de una máquina tradicional de autopréstamo, sin mencionar otros aspectos como el espacio físico, mantenimiento, insumos y energía.

A continuación, se muestran las estadísticas de uso de la aplicación durante el primer semestre de 2019.

Autopréstamo:

Renovación:

BIBLIOGRAFÍA

ALA Honors International Innovators | American Libraries Magazine. (n.d.). Retrieved October 22, 2019, from https://americanlibrariesmagazine.org/2015/10/06/ala-honors-international-innovators/

Kent, A., Lancour, H., Nasri, W. Z., & Daily, J. E. (1996). Encyclopedia of library and information science. M. Dekker.

NLB Mobile | National Library Board. (n.d.). Retrieved October 22, 2019, from https://www.nlb.gov.sg/static/nlbmobileguide/