Por: Deisy Páez y Cristian Mejía

Durante años trabajamos en el Archivo de la Universidad de La Sabana, una experiencia que nos permitió comprender de cerca el valor y la responsabilidad que implica gestionar la información institucional.

A lo largo de ese tiempo, trabajamos con una gran diversidad de documentos. Entre ellos estaban las historias académicas de los estudiantes y los expedientes laborales de los colaboradores. Cada documento nos recordaba que detrás de la información había una persona, una trayectoria y una historia que debía ser tratada con responsabilidad. Recibir, organizar y custodiar esos documentos no era simplemente una tarea administrativa: significaba cuidar información que podía ser necesaria años después para consultar una trayectoria académica, verificar un proceso laboral o reconstruir parte de la historia de la Universidad.

Con el paso del tiempo, también fuimos testigos de una transformación que cambió nuestra manera de trabajar y nos llevó a adaptarnos a nuevas formas de administrar la información. El formato cambió, pero el propósito permaneció. Fue precisamente esa experiencia la que nos llevó a hacernos una pregunta: ¿Qué tienen en común un archivo y una biblioteca?

A primera vista, podrían parecer dos mundos diferentes. En un archivo encontramos expedientes, documentos institucionales, contratos, actas y registros que deben ser organizados, gestionados y conservados. En una biblioteca encontramos libros, artículos científicos, revistas, tesis, bases de datos y recursos digitales que permiten aprender, investigar y generar valor.

Entonces, ¿por qué hablar de ellos juntos? Porque después de haber conocido de cerca el trabajo del Archivo y de acercarnos al trabajo que desarrolla la Biblioteca, descubrimos que, aunque sus funciones son diferentes, existe un propósito que los conecta profundamente: hacer que la información conserve su valor, pueda encontrarse y sea útil para las personas.

Todo comienza con un documento

Cuando pensamos en un archivo, probablemente imaginamos documentos, carpetas, cajas y estanterías. Pero un archivo es mucho más que un lugar donde se almacenan documentos. En una universidad se generan diariamente cientos de documentos: contratos, actas, certificaciones, informes, solicitudes, expedientes académicos y laborales y registros que respaldan las diferentes actividades y decisiones de la institución. Cada uno de ellos tiene un propósito y hace parte de una dinámica institucional.

Desde el momento en que un documento es creado, comienza un recorrido en el que debe ser tramitado de acuerdo con los lineamientos establecidos. Durante nuestros años de trabajo en el Archivo tuvimos la oportunidad de conocer y participar de cerca en esta dinámica. Recibíamos documentación proveniente de diferentes dependencias de la Universidad y era necesario trabajar con atención para garantizar su adecuada gestión.

Cada documento debía seguir un proceso antes de incorporarse al expediente correspondiente. Revisarlo, organizarlo y registrarlo correctamente requería atención al detalle, conocimiento técnico y, sobre todo, un alto sentido de responsabilidad. Pero había algo que estaba presente en cada uno de estos procesos y que para nosotros siempre fue fundamental: la confianza.

Las diferentes dependencias de la Universidad nos entregaban información para que fuera custodiada y tratada de acuerdo con los lineamientos establecidos. En esos documentos estaban las historias académicas de estudiantes, las trayectorias laborales de colaboradores y la información producida por diferentes áreas de la institución. Para nosotros, gestionar esos documentos significaba proteger información que pertenecía a personas y procesos institucionales, manteniendo altos estándares de confidencialidad y salvaguardando aquello que había sido puesto bajo nuestra custodia.

Cuando la información llega a quienes la necesitan

Pensemos ahora en una situación diferente. Un profesor necesita consultar artículos científicos para una investigación, una estudiante busca bibliografía para su trabajo de grado o un investigador requiere información especializada para desarrollar un proyecto. En estos casos, la Biblioteca pone a disposición colecciones, bases de datos y recursos digitales que permiten acceder a información académica especializada.

Detrás de ese acceso también existe un trabajo de selección, organización, descripción, actualización y orientación que permite que los recursos adecuados puedan encontrarse y utilizarse cuando se necesitan.

Archivo y Biblioteca: ¿cuál es la diferencia?

Después de hablar de ambas áreas, puede surgir una pregunta muy sencilla: si las dos trabajan con información, ¿en qué se diferencian?

La diferencia no está simplemente en que una gestione, a grandes rasgos, documentos y la otra libros, sino en el propósito, el contexto en el que se crea la información, la forma en que se utiliza y los procesos que se desarrollan alrededor de ella.

	Gestión Documental / Archivo	Biblioteca
Propósito principal	Gestionar y preservar los documentos producidos o recibidos por la institución en el desarrollo de sus actividades.	Facilitar el acceso a recursos de información que apoyan el aprendizaje, la investigación y el conocimiento.
Información	Documentos administrativos, jurídicos, financieros, académicos e institucionales, según corresponda.	Libros, artículos científicos, revistas, tesis, bases de datos y otros recursos de información.
Ejemplos	Contratos, actas, expedientes, informes, certificaciones y documentos institucionales.	Libros físicos y electrónicos, artículos, revistas científicas, tesis y recursos digitales.
Aporte a la Universidad	Conservación de la memoria y evidencia de las actividades institucionales.	Conectividad con la ciencia y apoyo a la docencia, el aprendizaje y la investigación.

Entender esta diferencia nos permite reconocer que archivo y biblioteca no son lo mismo, pero tampoco son dos mundos completamente aislados.

Dos áreas diferentes, muchos puntos de encuentro

Durante nuestros años de experiencia hemos podido comprobar que, aunque cada área tiene responsabilidades específicas, existen muchas coincidencias:

• Organizan la información para facilitar su consulta.
• Utilizan herramientas y sistemas tecnológicos.
• Desarrollan procesos de descripción, organización y preservación.
• Cuentan con profesionales que entienden que trabajar con información requiere conocimiento, criterio y compromiso.

Y, sobre todo, ambas comparten una responsabilidad: contribuir a que la información pueda ser encontrada, comprendida y utilizada cuando se necesita.

Esas coincidencias muestran que, aunque cada área tiene una función particular, existen momentos en los que sus caminos se encuentran y la información continúa su recorrido de un espacio a otro.

Cuando archivo y biblioteca se encuentran

La información no permanece estática.

Un documento puede surgir como resultado de una actividad administrativa; una investigación puede generar informes, datos y publicaciones; un trabajo de grado puede convertirse en una fuente de consulta para futuros estudiantes, y una publicación científica puede alimentar nuevas investigaciones.

Un documento que hoy parece simplemente un registro puede convertirse mañana en una fuente para comprender una decisión, reconstruir una historia o respaldar una actuación. La información se mueve, se transforma, se relaciona y adquiere nuevos significados.

Es allí donde encontramos uno de los puntos más interesantes: Archivo y Biblioteca pueden formar parte de ese recorrido de la información, cada uno desde su propia función.

De los documentos físicos a los documentos digitales

Si hay algo que marcó nuestra experiencia en el Archivo fue precisamente la transformación del formato en el que recibíamos la información. Durante años estuvimos acostumbrados a recibir grandes cantidades de documentos físicos: carpetas, expedientes, cajas y documentos que debían ser revisados, organizados, preparados e incorporados a los sistemas correspondientes.

Pero llegó el año 2020.

La pandemia aceleró de manera inesperada una transformación que ya se venía dando: el paso hacia una gestión cada vez más digital de la información. De un momento a otro, muchas actividades que tradicionalmente se realizaban de manera presencial tuvieron que trasladarse al entorno digital y el trabajo no podía detenerse. La información continuaba produciéndose y debía seguir siendo gestionada.

Tuvimos que adaptarnos rápidamente a la recepción de documentos digitales y continuar procesándolos bajo los mismos lineamientos documentales. El reto no consistía simplemente en cambiar el papel por una pantalla. Había que mantener la rigurosidad de los procesos, garantizar la correcta gestión de la información, cuidar la confidencialidad y asegurar que cada documento continuara siendo procesado de manera adecuada.

Esta experiencia nos dejó una enseñanza muy importante: la Gestión Documental no depende del papel. Cambian las herramientas y las formas de trabajar, pero la responsabilidad de gestionar y cuidar la información permanece.

Y la Biblioteca también tuvo que transformarse

Mientras los procesos documentales se adaptaban al nuevo escenario, la Biblioteca enfrentaba un desafío similar. La comunidad universitaria seguía necesitando información, los estudiantes necesitaban continuar sus procesos académicos y los profesores e investigadores seguir contando con recursos para sus clases y proyectos, pero ahora muchas de esas necesidades debían atenderse en un contexto completamente diferente.

Los recursos digitales, las bases de datos, los libros electrónicos, los repositorios y los servicios de orientación adquirieron todavía mayor importancia. La Biblioteca tuvo que encontrar nuevas maneras de acompañar a su comunidad y mantener sus servicios, adaptándose a las nuevas circunstancias y buscando alternativas para responder a las necesidades de sus usuarios.

Fue una experiencia que nos permitió entender que el servicio también implica adaptarse, buscar nuevas alternativas y estar cerca de las personas cuando las circunstancias cambian.

Y fue allí donde sentimos que el lema de la Universidad de La Sabana, “Servir más y mejor”, tomó todavía más fuerza.

El reto de la información en la era digital

Hoy, varios años después de aquella transformación, el escenario continúa cambiando. Los documentos nacen cada vez más en formato digital, las investigaciones se publican en diferentes plataformas, los repositorios permiten acceder a producción académica desde cualquier lugar, los libros pueden consultarse desde un dispositivo móvil y la inteligencia artificial está transformando la manera en que buscamos, descubrimos y utilizamos la información.

Todo esto plantea nuevos desafíos.

¿Cómo garantizamos que un documento digital pueda seguir siendo accesible dentro de diez, veinte o cincuenta años? ¿Cómo preservamos información cuando las tecnologías cambian constantemente? ¿Cómo protegemos los datos y la privacidad de las personas? ¿Cómo ayudamos a nuestra comunidad a distinguir entre información confiable y aquella que no lo es?

Estos retos no pertenecen exclusivamente al Archivo o a la Biblioteca. Son desafíos que atraviesan a todos los profesionales que trabajan con información. La preservación digital, los metadatos, la seguridad, el acceso, los grandes volúmenes de información y las nuevas tecnologías exigen una actualización permanente.

La tecnología puede cambiar rápidamente. La responsabilidad con la información, no.

Existe otra característica que une profundamente al Archivo y a la Biblioteca: gran parte de su trabajo ocurre detrás de escena.

Cuando un estudiante encuentra un libro en pocos minutos, probablemente no piensa en todos los procesos que hicieron posible que ese recurso pudiera ser localizado. De la misma manera, cuando una dependencia necesita recuperar un documento institucional y logra encontrarlo oportunamente, pocas veces pensamos en el trabajo que permitió que ese documento estuviera correctamente organizado y disponible.

Clasificar, describir, organizar, indexar, preservar, actualizar sistemas, controlar, proteger y simplificar el acceso son actividades que pueden parecer pequeñas cuando las observamos de manera individual. Pero, juntas, permiten que algo fundamental ocurra: que las personas puedan confiar en la información que necesitan.

Y precisamente porque este trabajo funciona, muchas veces permanece invisible.

Una reflexión para terminar

Después de más de 10 años trabajando en el Archivo, hemos aprendido que un documento nunca es simplemente un documento.

Puede representar la historia académica de un estudiante, hacer parte de la trayectoria laboral de un colaborador, evidenciar una decisión institucional o convertirse, con el paso del tiempo, en parte de la memoria de la Universidad.

Y desde la Biblioteca también podemos reconocer que un libro nunca es simplemente un libro.

Puede convertirse en el punto de partida de una investigación, ayudar a un estudiante a comprender un tema o aportar una idea para una nueva publicación.

Por eso, la próxima vez que consultes un documento institucional, encuentres un libro en la Biblioteca o accedas a un artículo científico desde tu casa, quizá valga la pena detenerse un momento y reconocer el trabajo que hace posible algo que, a primera vista, parece sencillo.

Custodiar la memoria, impulsar el aprendizaje continuo y estar al servicio de las personas.

En ese propósito encontramos algo que nos identifica como Universidad: Servir más y mejor.

Declaración sobre el uso de IA

Para la elaboración de este blog se utilizó la herramienta de inteligencia artificial Gemini, como recurso de apoyo para la organización, revisión del texto y creación de la imagen. La selección de los temas, el enfoque crítico y la redacción final fueron desarrollados, revisados y ajustados por los autores.