Por: Viviana Hernández y Reina Rodríguez
La revisión sistemática de los syllabus universitarios constituye un componente esencial en los procesos de aseguramiento de la calidad académica, la pertinencia curricular y la mejora continua en las instituciones de educación superior. En la Biblioteca Octavio Arizmendi Posada de la Universidad de La Sabana, esta labor se convirtió en un esfuerzo colaborativo e interdisciplinario, integrando áreas como la Dirección de Biblioteca y la Dirección de Currículo. Buscando alinear los contenidos bibliográficos con la estructura curricular, optimizar el uso de los recursos de información y fortalecer los procesos de acreditación institucional.
Este proceso ha sido liderado conjuntamente por la Dirección de Biblioteca, específicamente en el área administrativa de Gestión de Colecciones y la Dirección de Currículo. Estas dependencias, con su enfoque en el Aseguramiento del Aprendizaje, han consolidado un modelo de colaboración institucional centrado en la actualización, pertinencia y disponibilidad de los recursos que respaldan la formación universitaria.
Articulación entre la colección bibliográfica y la malla curricular
La necesidad inicial era estructurar los Syllabus de todos los programas académicos en coherencia con la colección disponible en la biblioteca, dar respuesta a esta necesidad sirvió de insumo para fortalecer los documentos que serían enviados al ministerio de educación para la acreditación institucional de alta Calidad del año 2024.
Este proyecto se desarrolló bajo la siguiente estructura:
- Normalización de referencias bajo las normas APA (7.º edición), requisito clave en procesos de calidad y acreditación.
- Revisión de fuentes sugeridas para garantizar actualidad, pertinencia temática y disponibilidad.
- Cruce sistemático entre asignaturas, bibliografía y colecciones para identificar carencias y patrones de uso.
- Análisis de la tipología documental considerando libros impresos, electrónicos, artículos y recursos abiertos.
Este ejercicio permitió identificar en los reportes de la biblioteca, duplicidades, títulos recurrentes y obras fundamentales que ameritaban refuerzo en ejemplares o formatos, así como visibilizar recursos institucionales que podían complementar o reemplazar referencias obsoletas. En este contexto, la Biblioteca se consolidó como un actor clave en la construcción y sostenibilidad del ecosistema del aseguramiento del aprendizaje.
Analítica de datos para la gestión bibliográfica: el papel de Power BI
Además, para acompañar este proceso, la mesa de analítica de la biblioteca se encargó de desarrollar un modelo en Power BI, que permitiera visualizar la composición de las fuentes bibliográficas, integrando información de syllabus, catálogos y colecciones. Esta herramienta permitió visualizar disponibilidad, identificar áreas que requerían fortalecimiento, mapear tendencias y generar indicadores para acreditación y desarrollo de colecciones.
Innovación tecnológica: integración de la inteligencia artificial
Un componente diferenciador del proyecto fue el uso de inteligencia artificial para automatizar tareas repetitivas, especialmente la estandarización de referencias. Asistentes personalizados bajo la plataforma ChatGPT permitieron mejorar precisión, trazabilidad y eficiencia, liberando tiempo para análisis académico.
Proyección nacional e internacional: proyecto Syllabus – Consorcio Colombia
Este trabajo permitió la participación institucional en el proyecto “Syllabus” del Consorcio Colombia, inspirado en Open Syllabus Project. La Universidad se posicionó entre las instituciones con mayor número de syllabus aportados al repositorio, contribuyendo a una cultura académica abierta y colaborativa.
La experiencia consolidó un proceso integral que articula gestión bibliográfica, normalización documental, analítica de datos, incorporación de IA y participación en iniciativas abiertas. Los principales logros incluyen mayor visibilidad de recursos, alineación curricular-bibliográfica, optimización de adquisiciones, generación de evidencia para acreditación y construcción de una base de conocimiento escalable.
Es importante reconocer que detrás de cada syllabus fortalecido, cada lectura oportuna y cada recurso académico disponible para nuestros estudiantes y profesores, existe un equipo cuyo trabajo suele transcurrir en backstage: el equipo de gestión de colecciones. Su labor cuidadosa, analítica y estratégica —frecuentemente invisible para la mayoría— es el cimiento que sostiene la calidad y pertinencia de nuestro ecosistema de información. Gracias a su compromiso, visión y rigor, la Biblioteca no solo provee acceso a contenidos, sino que acompaña, orienta y potencia los procesos formativos de nuestra comunidad universitaria. Este proyecto evidencia, una vez más, que su trabajo no solo respalda la misión institucional.